台風や豪雪などの、止むをえない理由でイベントを中止する場合や、悪天候により当日参加できない参加者がいる場合の対応についてまとめています。
(1)イベントを中止する基準・タイミング
COOKのご判断で決めていただいています。以下内容を、参加者に事前連絡しておくことをおすすめします。
①イベントの中止/開催を決定する日時
②中止の場合、COOK側からキャンセル手続きを行い、全額返金する旨
メッセージの例：
「週末は台風予報が出ておりますが、イベントの中止/開催につきましては、前日○時に判断し、改めてご連絡いたします。また、天候都合で開催中止と判断した場合は、こちら側でキャンセル対応・全額返金させていただきますのでご安心ください。※3日前以降に参加者側でキャンセルすると、返金ができません。こちらの対応をお待ちください。」
(2)中止する場合の返金・キャンセル料
・イベント参加費
COOK側から予約をキャンセルしてください。
イベント開催3日前以降に参加者側からキャンセルすると、キャンセル料が発生してしまいます。
(3)悪天候により当日参加できない参加者がいる場合
結果的に開催できる天候になる場合でも、遠方からくる参加者によっては事前にキャンセルをする場合があります。
この場合は、参加者都合のキャンセルに当たりますので、必ずしもCOOK側からキャンセルする必要はありません。
ただし、参加者から「キャンセルしたいが返金できないか」と事前に相談を受けた場合は、COOK側からキャンセル対応・全額返金をしてあげられると親切です。